La gestione documentale non è più un tema “tecnico” riservato agli addetti ai lavori: oggi rappresenta una delle leve strategiche per il funzionamento degli enti pubblici. La crescente complessità normativa, l’esigenza di interoperabilità e la pressione verso processi sempre più digitali rendono indispensabile dotarsi di strumenti adeguati, ma soprattutto di una chiara consapevolezza dei propri bisogni.

Proprio per questo il Centro Studi Amministrativi della Marca Trevigiana, insieme al Centro Studi Bellunese, propone per venerdì 30 gennaio 2026, dalle 9.00 alle 11.00, un laboratorio pratico online dedicato a:

“Il sistema di gestione documentale. Come individuare le caratteristiche necessarie al proprio ente”.

Un appuntamento curato dal Gruppo di Lavoro +Digitale, pensato come una vera e propria road map per aiutare gli uffici a dialogare in modo più efficace con le software-house e a definire con precisione ciò che serve davvero.

Perché un laboratorio sulla gestione documentale?

Negli ultimi anni la Pubblica Amministrazione ha visto un’accelerazione significativa nella digitalizzazione dei processi. Tuttavia, la gestione documentale rimane spesso un terreno complesso: protocollazione, fascicolazione, workflow, conservazione digitale, manuali di gestione… elementi che richiedono competenze specifiche e una visione d’insieme.

Il laboratorio non si limita a presentare strumenti, ma offre un metodo:

• analizzare i bisogni dell’ente,
• comprendere le funzionalità realmente necessarie,
• prepararsi a un confronto consapevole con i fornitori,
• evitare soluzioni sovradimensionate o, al contrario, insufficienti.

Un approccio pragmatico, utile soprattutto per chi si trova a dover rinnovare piattaforme esistenti o avviare nuovi progetti di digitalizzazione.

A chi è rivolto

L’iniziativa è pensata per:

• amministrazioni comunali,
• unioni e associazioni di Comuni,
• enti pubblici che desiderano migliorare i propri processi documentali,
• responsabili dei servizi, operatori di protocollo, referenti della transizione digitale.

Modalità di partecipazione e quote

• Comuni associati al Centro Studi Amministrativi della Marca Trevigiana o al Centro Studi Bellunese: partecipazione inclusa nella quota associativa, senza limiti di iscritti.
• Enti non associati: € 60,00 a partecipante (codice MEPA: cs300126).
• Videoregistrazione: € 80,00 + IVA (codice MEPA: cs300126v).

L’iscrizione è obbligatoria e va effettuata online nella sezione formazione del sito www.comunitrevigiani.it.

Perché partecipare

Perché scegliere un sistema di gestione documentale non è mai una questione puramente tecnica: significa definire come l’ente lavora, comunica, conserva la propria memoria amministrativa.

Un sistema ben progettato non solo semplifica il lavoro quotidiano, ma riduce errori, migliora la trasparenza e rende più fluida la collaborazione tra uffici.

Questo laboratorio offre l’occasione per fermarsi, riflettere e ripartire con maggiore consapevolezza.

Non si è mai abbastanza preparati quando, durante una riunione online, ci si ritrova spettatori di contenuti lesivi e inaccettabili, condivisi da un profilo che porta il proprio nome.

È ciò che mi è accaduto personalmente, in qualità di relatore principale di una sessione formativa: un attacco informatico ha violato l’incontro digitale, usurpando la mia identità e diffondendo materiale pornografico nella sala virtuale. Sebbene abbia immediatamente interrotto la connessione e spento il dispositivo, ho scoperto con sgomento che l’attacco non proveniva né dalla mia rete né dal mio PC, ma da una fonte esterna che simulava la mia presenza.

Questo evento ha rafforzato in me la consapevolezza che la sicurezza digitale è ormai una condizione necessaria — non accessoria — per garantire la qualità, la dignità e l'efficacia degli incontri professionali.

Buone pratiche per tutelare la sicurezza delle riunioni virtuali

Protezione dell’identità digitale

• Utilizzare credenziali forti e uniche per ogni piattaforma.
• Attivare l’autenticazione a due fattori.
• Evitare account condivisi o generici.

Controllo degli accessi

• Attivare sale d’attesa e verificare manualmente ogni ingresso.
• Disabilitare l’accesso anticipato rispetto all’organizzatore.
• Preferire inviti nominali e link non pubblici.

Gestione dei permessi

• Limitare la condivisione di schermo, microfono e webcam.
• Concedere ruoli attivi solo ad utenti verificati.

Presidio tecnico continuo

• Affidare il monitoraggio della sessione a una figura dedicata.
• Prevedere ambienti di backup per il trasferimento rapido.

Formazione e consapevolezza

• Offrire brevi momenti introduttivi di educazione digitale.
• Diffondere materiali sulle buone pratiche di comportamento online.

Conclusione: Protezione digitale come cultura professionale

Le interazioni digitali non sono una parentesi, ma una parte strutturale del nostro lavoro. Per questo meritano attenzione, presidio e rispetto. La protezione dell’identità personale e collettiva deve diventare parte della cultura professionale, così come lo sono la puntualità, la preparazione e la trasparenza.

Come relatore e come funzionario pubblico, mi impegno a promuovere una maggiore sensibilità su questi temi — nelle sessioni formative, nei progetti futuri e nei contesti istituzionali in cui opero. L’esperienza che ho vissuto non va taciuta: va trasformata in consapevolezza condivisa.

Invito all’azione

Se ti occupi di formazione, eventi digitali, lavoro pubblico o organizzazione virtuale, ti invito a:

• riflettere sulle tue pratiche di sicurezza attuali
• condividere esperienze analoghe
• proporre strumenti e soluzioni che possano essere utili alla collettività

Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo., se vuoi confrontarti o collaborare su questi temi.

Negli ultimi anni, la formazione e le riunioni online sono diventate la norma. Webinar, conference call, workshop digitali: strumenti ormai indispensabili per la formazione professionale, la collaborazione tra enti pubblici e privati, e la partecipazione civica. Eppure, nonostante la familiarità con le piattaforme digitali, troppo spesso dimentichiamo che anche in questi contesti valgono delle regole ben precise di educazione, rispetto e interazione: le regole della netiquette.

Le basi della netiquette digitale

Con "netiquette" si intende l’insieme delle buone pratiche da seguire nella comunicazione online. In un webinar, la netiquette non è solo una questione di cortesia: è uno strumento essenziale per garantire un ambiente partecipativo, ordinato e professionale.

Le regole fondamentali comprendono:

• Collegarsi in orario e testare in anticipo microfono, videocamera e connessione;
• Inserire un nome riconoscibile (nome e cognome, o almeno il nome dell’ente o dell’organizzazione rappresentata);
• Silenziare il microfono quando non si parla, per evitare disturbi;
• Non interrompere chi sta parlando, rispettando i turni e le modalità di interazione stabilite;
• Usare un tono educato, professionale e chiaro sia nell’oralità che nella chat.

L’impatto delle webcam spente: un muro invisibile

Una delle maggiori difficoltà che i relatori si trovano ad affrontare durante i webinar è la comunicazione con una “platea silenziosa” e invisibile. Parlare davanti a decine (a volte centinaia) di utenti con la webcam spenta, senza ricevere feedback visivi, reazioni o cenni di assenso può risultare estremamente frustrante.

I webinar non sono un podcast: la comunicazione è (o dovrebbe essere) bidirezionale. Anche senza pretendere il costante intervento del pubblico, la semplice attivazione della videocamera trasmette presenza, attenzione e rispetto per chi sta dedicando tempo e competenze all’incontro.

Il paradosso delle chat: domande senza voce, risposte senza contesto

Anche nei casi in cui venga esplicitamente data la possibilità di intervenire a voce, molti partecipanti preferiscono usare la chat. È comprensibile: digitare una domanda può sembrare meno invasivo. Tuttavia, questa prassi ha alcune criticità.

Il relatore spesso si trova a dover leggere domande fuori contesto, spesso formulate frettolosamente o in modo ambiguo, alle quali deve rispondere in tempo reale cercando di “tradurle” per l’intera platea. Il risultato? Risposte monche, fraintendimenti e – soprattutto – una maggiore fatica comunicativa per chi conduce l’incontro.

Al contrario, porre una domanda a voce consente al relatore di stabilire un dialogo reale, chiarire dubbi in modo diretto e far percepire all’intero gruppo un clima partecipativo.

Il valore della partecipazione attiva

Partecipare a un webinar non è un’azione passiva. Anche se ci si collega da casa o dall’ufficio, la presenza virtuale deve essere equiparabile – per rispetto e per efficacia – alla presenza fisica. Attivare la webcam, ascoltare con attenzione, prendere appunti, reagire con cenni visivi, fare domande pertinenti e nei tempi opportuni: tutto questo contribuisce a migliorare la qualità dell’esperienza per tutti.

Regole d’oro per chi partecipa a una riunione online

Ecco alcune linee guida pratiche che ogni partecipante dovrebbe tenere a mente:

1. Leggi sempre l’email di convocazione: potrebbe contenere regole specifiche per l’incontro (es. uso della chat, turni per domande, durata massima degli interventi).
2. Accendi la webcam, se possibile: non per vanità, ma per comunicare rispetto.
3. Non usare la chat per conversazioni parallele: è uno strumento per contributi pertinenti e ben formulati.
4. Attiva il microfono solo quando parli: i rumori di fondo possono essere molto fastidiosi.
5. Se chiedi qualcosa in chat, sii preciso: formula la domanda in modo completo, includendo un riferimento al punto trattato.
6. Ascolta le risposte con attenzione: spesso le stesse domande si ripetono proprio perché non si è prestata attenzione alla risposta già data.

L’educazione digitale è un segno di civiltà

Chi modera o conduce un webinar investe tempo nella preparazione, nella gestione delle dinamiche digitali e nell’organizzazione dei contenuti. Saper interagire correttamente non è solo questione di forma, ma di sostanza. È ciò che permette ai contenuti di essere realmente condivisi, compresi e interiorizzati.

Educazione, attenzione e coinvolgimento non sono opzionali: sono l’infrastruttura invisibile che rende una riunione online efficace, fluida e umana.

Conclusione: responsabilità condivisa

Se i relatori hanno la responsabilità di guidare, informare e gestire il tempo, i partecipanti hanno quella – altrettanto importante – di contribuire attivamente, rispettando tempi, persone e strumenti. Solo così la comunicazione digitale può diventare un alleato della professionalità e non un ostacolo alla comprensione.

In un mondo dove la distanza è colmata da connessioni e piattaforme, resta fondamentale una semplice verità: la buona comunicazione non è mai automatica. È sempre, prima di tutto, una scelta di attenzione e rispetto reciproco.

Il prossimo 15 luglio 2025 avrò l’onore di tenere una sessione formativa nell’ambito del ciclo di webinar promosso dall’Unione Province d’Italia, dedicato a temi strategici come appalti, contratti, fondi europei, innovazione e digitalizzazione.

Il mio intervento sarà focalizzato sull’utilizzo del modulo verticale dedicato alle Stazioni Uniche Appaltanti (SUA) all’interno della piattaforma Pi.Co. (www.pi-co.eu), uno strumento sempre più centrale per supportare i Comuni nella gestione delle gare d’appalto.

Modalità di svolgimento della formazione

Durante la formazione, realizzata con il prezioso supporto della Stazione Unica Appaltante della Provincia di Treviso, guiderò i partecipanti in una simulazione pratica: mostreremo come un Comune possa inoltrare una richiesta di supporto per la redazione di una gara su delega, e illustreremo passo dopo passo le attività che la Provincia svolge all’interno della piattaforma per dare seguito alla richiesta.

Gli obiettivi

L’obiettivo è duplice: da un lato, fornire competenze operative sull’uso dell’applicativo Pi.Co., dall’altro, rafforzare la collaborazione tra Province e Comuni, valorizzando il ruolo delle SUA come snodo tecnico-amministrativo fondamentale per garantire trasparenza, efficienza e legalità nelle procedure di gara.

Conclusione

Sono convinto che momenti formativi come questo siano essenziali per accompagnare la trasformazione digitale della pubblica amministrazione e per costruire una rete di competenze condivise al servizio dei territori.

Formazione e digitalizzazione: il mio contributo alla sicurezza stradale

Il 23 giugno 2025 ho avuto il piacere di partecipare a un webinar organizzato dall’Associazione Comuni della Marca Trevigiana, rivolto agli operatori neoassunti della Polizia Locale. L’incontro, dal titolo “Il portale di rilevazione incidenti Gest-Inc Verbatel”, è stato un momento formativo molto utile per approfondire un tema che mi sta particolarmente a cuore: la sicurezza stradale e la gestione digitale dei sinistri.

Il contenuto del corso

Durante il webinar abbiamo potuto esplorare nel dettaglio il funzionamento del portale Gest-Inc, simulando l'attività di inserimento dei dati del sinistro e vedendo poi come vengano messi a disposizione di Comuni, Comandi PL, Polizia Stradale, Carabinieri e Prefettura.

L'importanza della digitalizzazione

Per me, questa esperienza è stata significativa perché conferma quanto sia fondamentale investire nella digitalizzazione per migliorare l’efficienza e l’affidabilità della rilevazione dei dati sugli incidenti. L’utilizzo di strumenti come Gest-Inc consente un monitoraggio più preciso e tempestivo, facilitando analisi statistiche e decisioni più informate per la sicurezza dei cittadini.

Conclusione

Iniziative come questa non sono solo occasioni di crescita professionale, ma segnano un passo concreto verso una pubblica amministrazione più moderna, connessa e attenta al benessere collettivo. Sono felice di farne parte.